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El regreso al trabajo es el siguiente reto de la mayoría de las empresas y aunque las cifras de contaminación aún no van en la dirección correcta, gracias a las vacunas hay luz al final del túnel. Después de más de un año trabajando desde casa, la mayoría está pensando en poder volver a la oficina.
El rediseño del lugar de trabajo o, al menos, de los planes de reincorporación de los trabajadores debe ser una co-creación colaborativa entre directivos y trabajadores. Esto significa dar al empleado la capacidad de tomar medidas de seguridad por sí mismo y de decidir cuándo, por qué razones y con qué frecuencia volver al lugar de trabajo. También significa darles la capacidad de crear nuevos incentivos que hagan de la vuelta a la oficina una oportunidad atractiva.
Como gerente, para organizar el regreso a la oficina, debemos hacernos la siguiente pregunta:
¿En qué puedes contribuir para garantizar que este proceso se desarrolle sin problemas?
La mayoría de las organizaciones (con empleados del conocimiento) ya se han preparado para cuando la empresa inicie el proceso del regreso al trabajo y los empleados vuelvan a su lugar de trabajo corporativo con más frecuencia. Por ejemplo, con políticas, protocolos y ajustes prácticos para que todos puedan trabajar de forma segura a 1,5 metros de distancia. Eso es genial, pero no es suficiente automáticamente para garantizar que el regreso al trabajo se realice sin problemas. Previamente al análisis de los cuatro puntos de atención para los gerentes, hay que reseñar que las empresas deben tener en cuenta las implicaciones de COVID-19 a la hora de determinar quién tiene una necesidad crítica de estar en la oficina y quién puede seguir trabajando a distancia.
Se trata de trazar el camino de vuelta a la oficina basándose en la comprensión tanto de dónde estaban los empleados, como de dónde están ahora.
Un ejemplo de estrategia para un regreso al trabajo se basa en las funciones claves de los empleados que deben volver a estar físicamente en la oficina. Este enfoque incorpora medidas para garantizar el bienestar físico, psicológico y emocional de los empleados al volver a la oficina, ya que al elegir que funciones hacer en la oficinas en cuales no, crearemos una mayor alineación y comprensión con la experiencia de los empleados de haber estado trabajando desde casa durante el confinamiento.
Pasemos a analizar los cuatro puntos de atención para los gerentes:
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Abra espacio para la conexión primero
Existen muchas publicaciones y reacciones que confirman y muestran que los empleados se extrañaban principalmente entre sí. Muchos no se han visto físicamente en más de un año. No es de extrañar que los participantes en nuestros grupos de discusión indicaran que los compañeros u otras personas con las que interactuaban a lo largo del día eran un componente positivo clave de su experiencia en la oficina.
Durante ese período, todos han experimentado todo tipo de cosas, cosas agradables y, a veces, situaciones difíciles. Preste atención a esto e incluya en su estrategia del regreso al trabajo crear un espacio para que los empleados intercambien esas experiencias, reinicien los relojes y restauren el contacto social. Por ejemplo:
- Facilitando reuniones sin agenda. Programe momentos para consultas informales;
- Ayudar a los nuevos empleados que aún no tienen una red de contactos en la empresa a entrar en contactos sociales, por ejemplo, con “Citas Rápidas” (speeddates) o días de “acompañamiento” en donde el/la nuevo/a durante x horas acompaña a una persona de la empresa con gran movilidad interna con el fin de conocer personas y funcionamientos en general de la empresa;
- Organice rituales para todos los que, durante el confinamiento, se fueron a otro trabajo o para jubilarse. Asegúrate de que todavía haya una despedida.
Para muchos, sobre todo los que tienen hijos o compañeros de piso, la oficina ofrecía una sensación de calma y control sobre su día y menos distracciones que en casa.
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Sea claro sobre qué medidas se aplican en regresa al trabajo
El regreso al trabajo debe ir acompañado de una serie de medidas, regulaciones, acuerdos y similares, Asegúrese de que los empleados y visitantes sepan qué medidas se aplican en las diferentes oficinas. No solo sobre las medidas básicas como quedarse en casa en caso de tener algún síntoma, no dar la mano, mantener la distancia y lavarse las manos con regularidad, sino también sobre cualquier medida adicional. Piense en reservar lugares de trabajo, usar máscaras, seguir indicaciones de las circulaciones horizontales, usar más las escaleras que los ascensores, y similares.
Otras medidas que pueden aplicarse en este regreso al trabajo son nuevas funciones. Pueden aparecer nuevos puestos, como el de “ascensorista”, controlador de temperatura, rastreadores de contactos de los empleados enfermos para garantizar que las directrices de seguridad se apliquen eficazmente…
Horario de trabajo: Para evitar colas y ascensores abarrotados, las empresas deben estudiar la posibilidad de asignar a los empleados en varios flujos. Los empleados podrían también mantenerse separados gracias a los turnos escalonados, los horarios de trabajo flexibles, la oficina en casa y el acceso a la oficina los siete días de la semana.
Formación: Recomendamos desarrollar programas que fomenten la responsabilidad personal entre los empleados y directivos e incentiven una cultura de seguridad durante la pandemia.
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Evite las señales contradictorias y predique con el ejemplo
Sea consistente. Si un visitante se pone una mascarilla porque se indica en la entrada que es obligatorio para todos, y al entrar descubre que nadie lleva mascarilla, da una extraña impresión. Como si tal medida fuera más de cara al escaparate. Como gerente, sea consciente de su rol ejemplar. Si la política es que use una máscara cuando está en la oficina, hágalo usted mismo, aunque estés en una oficina privada cerrada.
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Manténgase alerta a cómo sus empleados manejan las medidas en el regreso al trabajo.
- No tiene que actuar como un agente de policía con el fin de hacer cumplir las medidas, pero permanezca al tanto de lo que está sucediendo en su entorno. Muchos empleados están ansiosos por regresar a la oficina, pero no todos están entusiasmados con esto. Comprenda esto y busque una solución viable junto con los empleados que tienen miedo;
- ¿Alguien apenas mantiene la distancia suficiente y percibe que los compañeros se sienten incómodos? Entonces no piense: “eso lo resolverán entre ellos”. Tome una posición clara aquí y recuerde personalmente las normas acordadas;
- Piense en cómo también puede canalizar las diferencias de conocimiento sobre la utilidad y necesidad de las medidas. Si incluso surgen discusiones en el círculo familiar, puede asumir que esto también puede suceder en la oficina.
Sea consciente de eso. Si nota que las normas son un problema en la organización del regreso al trabajo, hágalo negociable y conciliador. De tal forma que los compañeros se escuchen y se cuestionen en lugar de intentar convencerse. El grupo, con su ayuda, lo va a resolver y reafirmar las normas y sus nuevos “anexos” y/o aclaraciones. La comprensión y la consideración mutuas son más importantes que estar de acuerdo en todo.
La organización de las oficinas se transformarán por completo. Las posibles innovaciones podrían incluir sistemas de paso de la oficina en un solo sentido, seguimiento de la ubicación en toda la oficina que envíe notificaciones automáticas a los empleados que incumplan los requisitos de distanciamiento, equipos y aplicaciones móviles para la reserva de salas, puestos de trabajo, rutas, wayfinding, mobiliario de oficina con superficies antimicrobianas, cajas de almuerzo totalmente selladas…
En IVORY entendemos la importancia que juegan los entornos de trabajo en la vida de las personas. Por ello, en nuestros proyectos de consultoria, interiorismo, diseño y reformas de oficinas, tenemos en cuenta las características de cada empresa, un regreso al trabajo sin problemas, la evolución de la sociedad y los nuevos espacios que se demandan para garantizar el bienestar de las personas respondiendo a sus necesidades. ¿Te gustaría consultarnos algún proyecto? ¡Pregúntanos sin compromiso!
