La gestión de edificios, es una de las categorías del Facility Management, se encarga de una variedad de tareas orientadas a mantener, operar y mejorar diversos tipos de propiedades. Ya sea en entornos comerciales o residenciales, esta disciplina desarrolla enfoques para garantizar la funcionalidad y el mejoramiento continuo de los espacios construidos.
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Profundizando en la gestión de edificios
La gestión de edificios no se limita a simples tareas de mantenimiento. Se extiende a una variedad de servicios técnicos y de apoyo. Estos incluyen la gestión de equipos críticos como ascensores y sistemas contra incendios, conocidos como “hard facility management”. También abarca aspectos relacionados con la comodidad y la estética, como la limpieza y el paisajismo, conocidos como “soft facility management”.
Es crucial que la gestión de edificios considere tanto los aspectos financieros como los medioambientales. Esto implica evaluar y optimizar los costos operativos, los contratos de mantenimiento y los impactos ambientales, como el consumo de energía y las emisiones de carbono.
¿Cómo se gestiona el mantenimiento de edificios?
El mantenimiento de edificios sigue una serie de enfoques comunes, que incluyen el mantenimiento correctivo, preventivo y predictivo. El mantenimiento correctivo aborda problemas de manera reactiva, mientras que el preventivo se enfoca en evitar fallas anticipadas. El mantenimiento predictivo utiliza datos y tecnología para predecir y prevenir problemas antes de que ocurran, lo que aumenta la disponibilidad y la fiabilidad de los equipos.
La gestión del mantenimiento de edificios abarca una variedad de áreas, incluyendo:
- Limpieza del edificio y fachadas.
- Equipos del edificio, como sistemas de climatización, ascensores, sensores, generadores, entre otros.
- Sistemas eléctricos, fontanería y costos de energía.
- Estructura del edificio, que incluye puertas, techos, ventanas, etc.
- Exterior del edificio, que puede comprender áreas como jardines, terrazas, accesos y cámaras de vigilancia.
El avance tecnológico, como la Internet de las cosas (IoT), ha transformado el mantenimiento de edificios. Sensores inteligentes monitorean constantemente el rendimiento de los sistemas y equipos, lo que permite una detección temprana de problemas y una respuesta más eficiente.
Tipos de gestión de mantenimiento de edificios
Existen diferentes enfoques en la gestión del mantenimiento de edificios, que se pueden clasificar en tres tipos principales:
Modelo Integral:
En este modelo, todas las actividades de mantenimiento son gestionadas internamente por equipos de la empresa. Esto implica que la empresa debe contar con personal especializado y herramientas adecuadas para llevar a cabo todas las tareas de mantenimiento. Aunque este enfoque proporciona un mayor control sobre las operaciones, también conlleva grandes desafíos y costos operativos, tanto en términos de recursos humanos como de logística.
Totalmente Desagregado:
En contraste con el modelo integral, en el modelo totalmente desagregado, la gestión del mantenimiento es externalizada a un proveedor de servicios externo. Aunque esto puede simplificar la gestión al tener un único punto de contacto, también presenta desafíos como la pérdida de control y datos, así como posibles aumentos en los costos debido a los márgenes aplicados por el proveedor de servicios.
Modelo Mixto:
El modelo mixto es el enfoque más comúnmente adoptado. En este caso, la empresa mantiene el control del Facility Management y la gestión de contratos, mientras que las actividades más especializadas se subcontratan a proveedores externos. Aproximadamente el 88% de las empresas subcontratan parte de sus servicios de Facility Management, asignando en promedio el 23% de las tareas a proveedores externos. Este enfoque combina la eficiencia de la subcontratación con la capacidad de mantener el control sobre las operaciones internas.
Software y Tecnología para la gestión de edificios
Los sistemas de gestión de edificios (BMS) y la automatización de edificios facilitan la centralización y control de los sistemas de un edificio, como la climatización y la seguridad. Esto optimiza el consumo de energía y mejora la experiencia de los ocupantes.
La integración de la IoT en los sistemas de gestión de edificios permite una mayor eficiencia y una toma de decisiones más informada. Los datos recopilados por sensores y dispositivos conectados proporcionan información valiosa para la optimización de operaciones y la planificación de mantenimiento.
Mejores prácticas
A continuación, se presentan algunas estrategias clave para una gestión efectiva de edificios:
Mapeo de Activos:
Crear un mapa detallado de los activos facilita el trabajo del equipo al proporcionar una visión clara de la ubicación de cada activo. Esto agiliza la identificación de las áreas que requieren atención y mejora la eficiencia en la gestión de las órdenes de trabajo y averías.
Ciclo de Vida de Equipos:
Considerar todo el ciclo de vida de los equipos es fundamental para garantizar su disponibilidad y fiabilidad a lo largo del tiempo. Esto implica planificar, adquirir, operar, mantener y eventualmente eliminar los activos de manera adecuada, teniendo en cuenta las necesidades de los usuarios, los estándares de calidad y los costos asociados.
Economías de Escala:
Adquirir equipos compatibles con los existentes puede generar importantes ahorros y eficiencias. Esto no solo reduce la necesidad de mantener grandes inventarios de piezas de repuesto, sino que también simplifica la formación del personal técnico y optimiza los procesos de mantenimiento.
Adopción de IoT:
Para mantener los edificios en óptimas condiciones y adaptarse a las demandas cambiantes, es crucial aprovechar la tecnología IoT. Instalar dispositivos conectados permite monitorear y gestionar los activos de manera remota, lo que mejora la eficiencia operativa y reduce los costos de mantenimiento.
Comunicación Transparente:
Establecer una comunicación clara y transparente con los usuarios del espacio es esencial para comprender sus necesidades y expectativas. Esto incluye escuchar tanto las necesidades objetivas, como la iluminación adecuada, como las subjetivas, como la sensación de confort en los pasillos.
Desafíos y mejores prácticas en la gestión de edificios
La gestión de edificios enfrenta desafíos únicos, como la gestión de activos distribuidos y la coordinación de múltiples proveedores de servicios. Adoptar enfoques colaborativos y tecnológicos puede ayudar a superar estos desafíos y mejorar la eficiencia operativa.
Las mejores prácticas incluyen la planificación proactiva del mantenimiento, la formación continua del personal y la implementación de sistemas de comunicación efectivos. La transparencia y la claridad en la comunicación con los ocupantes y los proveedores son fundamentales para mantener altos estándares de calidad y satisfacción del cliente.
Conclusiones y perspectivas futuras
La gestión de edificios es una disciplina en constante evolución, impulsada por avances tecnológicos y cambios en las demandas del mercado. Adoptar tecnologías emergentes y prácticas innovadoras es fundamental para mantener la relevancia y la eficacia en un entorno empresarial dinámico. Así, es posible administrar todos los contratos, supervisar el rendimiento del personal y la efectividad de la gestión, y garantizar que el edificio se mantenga en óptimas condiciones durante un largo período de tiempo.
