La incertidumbre de las oficinas

El origen de la incertidumbre

Gracias a la pandemia, la nueva ley del trabajo a distancia, artículos que se contradicen en ellos, una mayor colaboración con recursos humanos y otros aspectos, llevamos ya más de un año en un estado de incertidumbre con la visión futura de las oficinas.

Especialmente cuando tenemos que planificar los espacios, equipamientos y oficinas para los próximos años, o cuándo nos piden cuáles van a ser los costes de inmuebles, el año (o años) que viene(n), la creación de presupuestos anuales, y similares. Existen muchas dudas y surgen muchas preguntas.

¿Cómo van a ser los entornos de trabajo a corto-medio plazo

Hoy por hoy, nadie puede realmente dar una respuesta satisfactoria. Todos estamos en un estado de stand-by cuando hablamos de las oficinas a corto plazo, los modelos de oficinas híbridas, y todo lo que tiene que ver con la planificación de nuestros entornos de trabajo.

El mundo incertidumbre del Facilities Manager

Los Facilities Managers tienen una característica común y es que son capaces de tirar para adelante con proyectos, cambios y actuaciones, aun teniendo muy poca información o datos a su disposición. Algo muy útil para todo tipo de empresas, ya que evita paralización de proyectos, de cambios, de estrategias. +

Y aun siendo una práctica no recomendable, puesto que los Facilities Managers funcionan mucho mejor cuando son integrados en las primeras fases estratégicas de las empresas, desde la perspectiva de la alta dirección no son conscientes de la necesidad de cambiar este panorama.

Hoy estamos en un momento en donde nos hemos quedado un poco con la incertidumbre en el cuerpo, incapaces de prever un resultado satisfactorio para nuestras empresas. Una duda aparentemente constante en nuestra mente:

¿Somos capaces de tomar las decisiones adecuadas sin disponer de datos coherentes?

Creación de incertidumbres por “expertos”

Además, todo el mundo continúa opinando sobre las oficinas, el trabajo híbrido, las distribuciones, el ahorro de costes. Sin embargo, todos estos “nuevos expertos” en estos temas, tampoco disponen de la información adecuada. Son igual de inexpertos como la mayoría de nosotros en estos momentos. Pero tiene mucho tirón mediático, hablar de ello, posicionarse, atraer clientes, etc. En un mundo de ciegos el tuerto es el rey.

¿Entonces, cómo enfrentarnos a esta incertidumbre?

Los maestros de las incertidumbres

No existe una fórmula, una receta, un procedimiento. Pero podemos mirar hacia arriba, no hablo desde una perspectiva religiosa. Hacia arriba a los directores generales, la dirección ejecutiva. Hay algo que todos ellos tienen en común, independiente de su experiencia o de la empresa para la cual trabajan: la incertidumbre y la gestión de esta.

Ningún director general/ejecutivo tiene certeza de los que va a ocurrir exactamente. Nadie sabe realmente cuánto van a ganar, antes o después de impuestos. Nadie sabe si nos enfrentaremos a impulsos externos que nos va a lanzar al éxito o hundir en el fracaso más profundo. Nadie sabe si el nuevo plan de marketing o comercial va a funcionar.

Es decir, son los maestros en la gestión de las incertidumbres y aun así aparentan ser expertos en gestionar la incertidumbre, estar tranquilos e incluso ser los héroes en sus empresas.

¿Y como lo hacen estos maestros de la incertidumbre?

Pues ellos hacen planes estratégicos en donde se determinan diferentes escenarios y las consiguientes actuaciones y proyectos a ejecutar para conseguir los objetivos marcados. Así de simple. Hagámoslo también. ¿No?

¿Qué podemos perder? Nada. Os exponemos cuatro razones para un plan estratégico de inmuebles/oficinas.

1. En primer lugar, vamos a crear un campo de colaboración estrecho con la alta dirección y con recursos humanos, ya que al tener un plan, todos van a querer (tener que) participar, aunque sea para criticarlo. Pero una vez presentado/entregado un borrador, todos van a tener que colaborar para, entre todos, mejorar y acordar el plan estratégico de oficinas y/o inmuebles. Una herramienta que abre puertas y crea puentes.
2. En segundo lugar, obliga a que todos participen de alguna manera en la determinación de los diferentes escenarios y puntos de partida. En general, el Facilities Manager, controla los diferentes escenarios, pero los escenarios producidos por los modelos de trabajo híbrido es nuevo para muchos y es responsabilidad de la dirección y recursos humanos quienes deben posicionarse en algún momento para que nosotros podamos planificar los espacios.
3. En tercer lugar, vamos a conseguir una mejor alineación con los objetivos corporativos a medio-corto plazo. Desarrollo un plan de inmuebles/oficinas solo tiene sentido si apoya a los objetivos corporativos y el plan estratégico corporativo.
4. En cuarto lugar, vamos a tener una planificación de actuaciones, con y sin inversiones, que todos han aprobado y que no tenemos que volver a "vender" internamente cuando requerimos inversión para su ejecución e implantación.

Plan estratégico de Inmuebles y oficinas

El objetivo de este artículo es resaltar la necesidad y beneficios generales de tener un plan estratégico en este momento de incertidumbre y no describir cómo desarrollar un plan estratégico de inmuebles y oficinas. No obstante, os indicamos sus cinco fases:

• Fase 1: Obtener visibilidad en la empresa y su organización.
• Fase 2: Determinar objetivos. 
• Fase 3: Elección conceptuales. 
• Fase 4: Desarrollar requisitos funcionales.
• Fase 5: La estrategia y la definición de proyectos. 

El plan estratégico, una vez finalizado y aprobado, será utilizado como una guía corporativa para las diferentes actuaciones relacionadas con las oficinas. Un plan que, una vez ha sido aprobado, nadie podrá, sin más, proponer actuaciones alternativas sin pasar por el proceso de aprobación de recursos humanos y alta dirección. Vía libre para los Facilities Managers y una guía que aparta la incertidumbre en nuestra toma de decisiones.

Contáctanos si deseáis más información sobre los planes estratégicos de inmuebles y oficinas o entra en este link si desea leer un artículo diferente sobre el panorama incierto de las oficinas desde la perspectiva de gestión de espacios

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