Las Nuevas Formas de Trabajar (NFT) y las 4 normas importantes para la implantación

4 normas del juego para las Nuevas Formas de Trabajar (NFT)

Las Nuevas Formas de Trabajar es solo viable para aquellas empresas que miren a la nueva realidad de tú a tú. Deben estar dispuestos a organizar el trabajo de forma diferente y desarrollar su propio modelo de  “las Nuevas Formas de Trabajar”. Vemos que este término es uno que acoge una variedad de iniciativas pero todas se fundamentan en más autonomía y flexibilidad para los dirigentes y empleados en la realización de sus trabajos. La literatura (sobre todo en los Países Bajos) y estudios de casos prácticos, nos permite opinar que las Nuevas Formas de Trabajar incluyen las siguiente cuatro características.

1. Trabajar independiente de un lugar y tiempo: “any time, any where”;
2. Dirigir a los empleados por objetivos: “manage your own work”;
3. Acceso y uso libre de conocimientos, experiencias e ideas: “unlimited access and connectivity”;
4. Relaciones laborales flexibles: “my size fits me”.

Las empresas que abrazan estas cuatro características, parten de una nueva normalidad, más libre para que los empleados mismo se organicen, y basado en un estado de confianza mutua. Estas empresas serán las que evalúan sus empleados a base de los resultados logrados (output) y no en base a las horas presentes en la oficina y en cómo llevan a cabo su trabajo (input).

Una organización en donde el empleado, libremente, puede disponer de los conocimientos e información sin limitaciones jerárquicas. Y finalmente, una organización donde el empleado puede acordar una relación laboral que se ajuste a su situación personal. Es decir en base a sus ambiciones, competencias, estilo de vida o la fase de su vida en la cual se encuentra.

Aunque estos aspectos no sean nada nuevo, las empresas que lo aplican consecuente e íntegramente, experimentaran un proceso de transformación importante. Un proceso que lleva la empresa a convertirse en una organización fundamentalmente diferente que las organizaciones clásicas que aun viven en las formas de organización basado en “comando y control”.

Las razones para implantar las Nuevas Formas de Trabajar

Cada día más, hay más interés en los conceptos de los nuevos espacios o las Nuevas Formas de Trabajar. Aquellas empresas que han implantado esta nueva filosofía empiezan a ver las Nuevas Formas de Trabajar como una caja de herramientas útil para prepararse a la nueva realidad en donde la “generación Y” (millennials) y la web2.0 juegan un papel destacado.

Las principales razones que las empresas consideran, con el fin de iniciar proyectos de implantaciones de las Nuevas Formas de Trabajar , las podemos agrupar en dos categorías; la categoría “numerador” y la categoría “denominador”.

La categoría “numerador” están orientados en el aumento del valor añadido mediante el incremento de ingresos.

La categoría “denominador”, en cambio, están orientados a una administración más eficiente, es decir menos costes. En el siguiente cuadro mostramos los efectos más importantes que podemos esperar.

La realidad es que las empresas siempre van a buscar una combinación de los dos tipos de efectos mencionados en el cuadro anterior. Aunque prácticamente todas las empresas tienen sus expectativas fijadas en el aumento de los ingresos, se han detectado dos movimientos dominantes en este tipo de proyectos.

1. El primero es en empresas que hacen una evaluación racional donde las implantaciones de conceptos de las Nuevas Formas de Trabajar deben contribuir a mejores resultados empresariales – ver antes, después creer.
2. El segundo funcionan más desde el convencimiento que las Nuevas Formas de Trabajar contribuyen a un desarrollo de empresas exitosa y sostenible – creer antes, después ver. Están intrínsecamente convencidos del concepto y confían que es bueno para conseguir los objetivos corporativos. Le dan menos importancia a las pruebas evidentes.

Las iniciativas en la práctica

Independiente de los motivos de las empresas para implantar conceptos de las Nuevas Formas de Trabajar, en todas vamos a reconocer tres propiedades; “Bricks, Bytes & Behaviour”. (ladrillos, bytes y comportamiento). Las describimos.

Bricks: aspectos de las oficinas, el workplace:

• Un concepto patrimonial orientado a trabajo flexible;
• Un entorno de trabajo inspirador cuya distribución se centra principalmente en favorecer los encuentros y como “base de operaciones”;
• Puestos de trabajo distribuidos bajo el concepto de puestos vinculados a actividades ("Activity Based Working");
• Un entorno abierto apto para conectar y colaborar donde el espacio físico es creado para abrazar el mundo exterior.

Bytes: el uso de las (nuevas) tecnologías (hardware & software):

• Uso de portátiles y Smartphones con el fin de ser independiente del lugar y poder trabajar de forma virtual;
• Reuniones inteligentes mediante el uso de videollamadas o similares;
• Implantar aplicaciones coherentes para conseguir los objetivos laborales;
• Disponibilidad y accesibilidad en tiempo real de la información para todos;
• Una tecnología que se ajusta al usuario, no al revés.

Behaviour: abarca, aparte de los aspectos de los comportamientos, la gestión de los RRHH en todos sus sentidos:

• Autonomía para los empleados y delegación de las decisiones sin restricciones;
• Anticiparse a los diferentes patrones de trabajo y personalidades independiente de las situaciones;
• Trabajar conforme las filosofías de proyectos en comunidades temporales (informales);
• Equilibrio entre la confianza y el espacio para regulaciones por un lado y el control y normas por otro lado;
• Perfiles multifuncionales en vez de funciones estrictamente determinadas;
• Soluciones a medida en relaciones laborales y regulaciones del trabajador.

El trabajo tradicional aun no desaparece

Aun queda mucho para despedirnos del trabajo tradicional. Las empresas, que han iniciado la implantación de conceptos de las Nuevas Formas de Trabajar, mantienen muy vivas las características de las organizaciones tradicionales, tales como jerarquías, estructuras, procesos determinados e inamovibles, y regulaciones bastante estrictas. Creando, o mejor dicho, manteniendo de este modo el entorno que no promueve la innovación y creatividad.

Mediante la evaluación, en cada situación, de qué principios laborales se ajustan mejor a qué tipo de tareas específicas, parece que finalmente se llega a concluir que un combinado de “viejo” y “nuevo” es la mejor solución para muchas empresas. Esto no solo es válido para empresas consolidadas. Un ejemplo es una empresa nueva en el sector de las TIC. Empezando directamente con las Nuevas Formas de Trabajar, en contra a las tendencias, ha vuelto a los principios “antiguos”. Experimentaron que una autonomía completa de los empleados y una falta de estructura, regulaciones y procedimientos no hace funcionar la empresa al cien por cien.

De algún modo es valiente reconocer una desigualdad funcional entre las actividades y la necesidad de, por lo tanto, tener que tratarlas de forma diferente aunque se implanten conceptos de las Nuevas Formas de Trabajar. Es muy aceptable pensar que algunas actividades o departamentos dentro de una empresa se ajustan muy bien a las formas tradicionales de gestionar bajo el concepto de “comando y control”, mientras que otras partes, dentro de la misma empresa, la autogestión es el concepto adecuado para lograr los objetivos y con ello los resultados requeridos.

Estrategias de implantación y las lecciones aprendidas

La transición hacia las Nuevas Formas de Trabajar resulta, para las empresas que lo han experimentado, un proyecto de cambio muy emocionante. Sobre todo cuando se había elegido un enfoque integral, en donde se llegaba a diferente aspectos de la administración y del funcionamiento de la empresa. De las lecciones aprendidas de las empresas que han recorrido este camino se pueden diferenciar cuatro estrategias diferentes para implantar los conceptos de las Nuevas Formas de Trabajar.

1. Deja que surja orgánicamente

   • Diferentes ideas en la alta dirección de cómo desarrollar las Nuevas Formas de Trabajar;
   • Iniciativas independientes desde jerarquías inferiores;
   • Sin dirección desde la dirección, apadrinamiento desde arriba a iniciativas independientes;
   • Sin necesidad de crear una visión integral de las NFT;
   • Sin necesidad de crear un comité de proyecto para el cambio;
   • Presupuesto sin detallar.

2. Juntos de viaje

   • Crear el deseo de progresar;
   • Las Nuevas Formas de Trabajar no tienen un destino determinado, lo importante es el viaje;
   • La alta dirección toma la iniciativa;
   • Junto con los empleados se inicia el viaje y son coautores de la definición de los cambios;
   • Un dirección limitada desde la alta dirección, sobre todo en el proceso y la energía empleada;
   • La visión de la NFT se va creando juntamente en el viaje;
   • El equipo del proyecto se equipa con acompañantes del proceso;
   • El presupuesto se ajusta durante el viaje dependiendo del destino elegido.

3. El arte del liderazgo (seducir)

   • Predefinir la imagen de la NFT; el destino final está fijado;
   • La alta dirección y los directores importantes son el motor de la implantación de los nuevos conceptos;
   • Se desarrollan ejemplos atractivos;
   • Equipos e individuos son seducidos para apoyar el proyecto;
   • La visión integral de las NFT es determinada previamente;
   • Dirección evidente desde la dirección y aporte de los medios necesarios;
   • Creación de un comité de proyecto con “tropas de soporte”;
   • El presupuesto del proyecto es fijado en líneas generales previamente con la creación de un “business case” de calidad.

4. Moviliza la gente

   • Crear una imagen nítida del futuro de las formas de trabajar;
   • La alta dirección se impone las NFT como objetivo;
   • Un enfoque de proyecto con un comité de proyecto incluyendo la planificación detallada de hitos y con el poder de actuar firmemente;
   • Despliegue en fases y la implantación correspondiente bajo el mando del comité del proyecto;
   • La visión integral de las NFT es determinada previamente;
   • El presupuesto es fijado previamente;
   • Desarrollar un “business case” cualitativo y cuantitativo incluyendo escenarios de los acontecimientos predefinidos.

Las aportaciones concretas de las NFT

La experiencia ha mostrado que la posición de los empleados dentro de sus organizaciones cada día es más importante, pero igualmente se detecta que no todos los empleados están por la labor de los proyectos de implantación de las Nuevas Formas de Trabajar. Las primeras reacciones suelen estar llenas de entusiasmo, pero si no se actúa consecuentemente, vuelven rápidamente los patrones y formas de trabajar antiguos. Aparte, no todo el mundo lo considera como una novedad atractiva.

Muchos tienen problemas en entender que el trabajo tiene que ser “divertido”. Para la absoluta gran mayoría al fin y al cabo el trabajo es la fuente principal de generar ingresos. Muchos empleados no sienten mucha atracción por colaboraciones virtuales. Desean ver a sus compañeros físicamente y si se puede, fijando el día y hora.

¿Y como sabemos si un compañero no abusa de su libertad? Y sin hablar de perder tu mesa de trabajo. Al mismo tiempo, este concepto requiere una disciplina firme, una habilidad que no todo el mundo posee al mismo nivel. O todo lo contrario, algunas personas les cuesta seguir el ritmo desde el contexto de la libertad y la presión de trabajo, con todas sus consecuencias.

Resumiendo, no todos pueden o desean participar sin resistencia en las Nuevas Formas de Trabajar y la velocidades de su implantación.

También para los dirigentes es la implantación de las Nuevas Formas de Trabajar un cambio sustancial. Los dirigentes se enfrentan a cuestiones nuevas. Las experiencias de la implantación de las Nuevas Formas de Trabajar resaltan los siguientes aspectos:

• mantener la cohesión social en el departamento: trabajar más de forma virtual elimina los contactos físicos. No todos los empleados son capaces de mantener activamente los contactos con los compañeros en esta nueva situación. Como dirigente se debe prestar más atención al contacto personal y unir el grupo regularmente.
• Vigilar el equilibrio adecuado de la vida profesional y la privada: No todos los empleados pueden con la libertad de ser flexibles. La práctica muestra que el riesgo que los empleados trabajen demasiado es mucho más alto que al revés. Los dirigentes tienen esa nueva responsabilidad importante de tener que vigilar el equilibrio de vida profesional y privada.
• Equilibrio justo entre controlar y dejar “libre”: Las NFT aporta una relación más adulta y equivalente entre empleados y dirigentes. Dejar de controlar es para muchos dirigentes una tarea difícil. Suelen caer, rápidamente, al comportamiento “antiguo” de controlar.
• Saber gestionar las posibilidades que los empleados abusen de la libertad: El impulso de los dirigentes es centrarse demasiado en el grupo que juega al borde de lo permitido (acordado). La practica ha mostrado que este grupo es muy pequeño. Las NFT requiere atender positivamente al grupo que actúa correctamente, sin tampoco tolerar el abuso.
• Equivalencia versus Diferencias: Las Nuevas Formas de Trabajar aumenta las diferencias individuales entre los estilos de trabajo y las preferencias de los empleados. Esto, en la práctica, requiere una dirección distinta para diferentes empleados (diferenciación funcional). El principio de igualdad no siempre es efectivo en estos casos. Como director/dirigente debes, más que anteriormente, argumentar que consideraciones son las bases para las diferencias de los estilos de mando, dar libertades, ofrecer medios, etc.
• Evitar que información confidencial esté “en la calle”: Aunque es deseable tener toda la libertad para acceder a los conocimientos, información y experiencias, es importante disponer de medidas de seguridad ante estas nuevas libertades y tecnologías. Hay que ser consciente de que en una sociedad abierta, las personas hablan de su trabajo, comparten información y pueden trabajar en espacios abiertos.

Es crucial para una buena implantación de los conceptos de las Nuevas Formas de Trabajar, prestar atención a estas cuestiones mencionadas tanto en los empleados como en los dirigentes.

En IVORY entendemos la importancia que juegan los entornos de trabajo en la vida de las personas. Por ello, en nuestros proyectos de consultoria, interiorismo, diseño y reformas de oficinas, tenemos en cuenta las características de cada empresa, las Nuevas Formas de Trabajar, la evolución de la sociedad y los nuevos espacios que se demandan para garantizar el bienestar de las personas respondiendo a sus necesidades. ¿Te gustaría consultarnos algún proyecto? ¡Pregúntanos sin compromiso!