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¿Cómo gestionar el nuevo estilo de dirección en las nuevas formas de trabajar?
Referente al nuevo estilo de dirección, varios estudios internacionales (1) han concluido que los altos directivos y mandos intermedios son cruciales para el éxito de los proyectos corporativos relacionados con las Nuevas Formas de Trabajar, el puesto del futuro, el trabajo flexible, etc. y con ello el nuevo estilo de dirección. Estos directivos deben estar preparados con el fin de poder dirigir a sus compañeros que trabajan en estos nuevos entornos de trabajo. Esta “preparación” es conseguido mediante formación personal “cara a cara” y con programas on-line y sesiones de Coaching.
(1) Overcoming the implementation gap: how 20 leading companies are making flexible work, Boston College Center of Work&Family, 2008
¿Qué hacer cambiar para los directivos y mandos intermedios el nuevo estilo de dirección?
El control deja paso a la confianza. El trabajar flexible o las Nuevas Formas de Trabajar demandan otras maneras de colaboración entre los equipos. Por ello, estos directivos y sus equipos están cada vez más “obligados” a buscar otras formas de colaborar, debido a los desarrollos pertinentes que vienen a cambiar los modelos existentes.
Muchas organizaciones han creado mecanismos de control que carecen de la fuerza y adaptabilidad necesaria para afrontar este tipo de cambios. Conjuntamente con las estructuras jerárquicas, a menudo basadas en el estatus, normas y desconfianza, no funcionan en los tiempos que vienen. Seguir con el mismo estilo de dirección, dirigiendo, presionando y controlando a los equipos resulta ser contraproducente en muchas ocasiones.
Las organizaciones aspiran a disponer de plantillas con sentido de responsabilidad e iniciativa. Esto funciona mejor cuando las personas, desde la sinceridad y sus motivaciones internas, se vinculan con la empresa. Obviamente, la condición indispensable para que esto ocurra es que la empresa actué de forma honesta y transparente, haga justicia a los intereses individuales, dejen espacio para actuar e inspiren confianza. Es decir, un nuevo estilo de dirección.
Nueva perspectiva de la dirección
Debido a las circunstancias que están o van a cambiar las empresas, la perspectiva del estilo de dirección también esta siendo afectado. Los estilos tradicionales de dirección en donde los empleados esperan a instrucciones de qué, cuando y cómo algo se tiene que llevar a cabo se están transformando hacia modelos y estilos en donde los empleados reciben un coaching por parte de su superiores para llegar a un alto nivel de autogestión y sentirse propietario de sus actuaciones.
Las nuevas formas de trabajar o trabajo flexible conlleva una maduración importante hacia relaciones abiertas entre los empleados y sus superiores. Relación que se basa en una aportación bidireccional de valor añadido mediante la aplicación adecuada de las cualidades, conocimientos y oficio.
Nuevas preguntas y dilemas que vienen con los nuevos estilo de dirección para estas nuevas formas de trabajar:
¿Como pueden los mandos proporcionar “libertad” a los empleados y seguir teniendo un control sobe los resultados deseados?
¿Cómo mantienen los mandos contacto con su equipo?
¿Cómo aseguran los mandos poder conseguir el equilibrio perfecto entre confianza, libertad y responsabilidad?
¿Cómo pueden los mandos ejercer como coach en el área de comportamiento, actitud, competencia si no ven a su equipo todos los días?
¿Cómo consiguen los mandos que exista un sentimiento de equipo si los empleados se ven mucho menos?
¿Cómo crean los mandos el sentimiento de responsabilidad en sus empleados con el fin de obtener los resultados acordados?
Los 3 pilares para el nuevo estilo de dirección
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Motivar desde una visión conjunta
Una visión es un marco evidente e inspirador en donde se proporciona el espacio y la confianza a los individuos para convertir la visión en una realidad.
Los empleados se comprometen a esta visión y desde una motivación intrínseca son motivados para ayudar a contribuir a la cons
ecución de la visión. Los mandos conocen sus empleados y las razones que les motivan. Conocen su objetivos profesionales/personales, sus antecedentes, expectativas y convicciones para despertar esa motivación intrínseca. El marco es creado por la organización y equipo cuando se detienen con frecuencia para responder la siguientes preguntas:
“¿Que es lo que queremos conseguir conjuntamente y porque queremos conseguirlo?”
“¿Cuál es nuestro derecho de existencia como grupo/departamento en la organización?”
“¿Que hace que diariamente ejecutemos el trabajo con entusiasmo y satisfacción?”
Los empleados se motivan cuando los superiores se dirigen hacia ellos en términos que llega a sus sentido de razonamiento; el nuevo estilo de dirección. Sobre todo cuando el mensaje está alineado con las ambiciones y objetivos departamentales o del equipo.
Los mandos y sus empleados a continuación, y desde esta visión, crean su propio entorno de trabajo en donde van a realizar las actuaciones necesarias de forma responsable relativo a dónde, cuando y en qué actividades trabajar. Esto no es nuevo. Pero es mucho más importante cuando deseamos implantar las Nuevas Formas de Trabajar. Debido a que los empleados ya no llegan a las mismas horas a la empresa, disponen de más autogestión y responsabilidad con respecto a la ejecución de sus acometidos, la visión es muy importante con el fin de mantener el rumbo adecuado: ¿En que deben contribuir mis resultados?
Consejos para motivar desde una visión conjunta
Ayuda cuando son los propios empleados quienes indican cuales son sus contribuciones personales para conseguir la visión y los objetivos
Utilizar la visión y objetivos departamentales (o del equipo) en las conversaciones/reuniones de progreso y en las sesiones de coaching de los empleados.
Asegurar que los objetivos departamentales (o del equipo) estén alineados con las visiones y objetivos de la propia empresa
Organiza reuniones específicas para formular la visión y objetivos departamentales (o del equipo)
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Hacer coaching dirigido a resultados desde la confianza mutua
Hacer un coaching a los empleados orientado a obtener resultados tangibles es parte del nuevo estilo de dirección y debe partir de un entorno de confianza y formular una visión y objetivos a largo plazo es un buen punto de partida para lograr los resultados deseados, que el equipo y sus miembros deben conseguir. Estos son los puntos de partida en la gestión orientado hacia resultados, es decir hacer coaching dirigido hacia resultados. El estilo que se ajusta a esto depende de las actuaciones a realizar, los plazos para llevarlo a cabo, la capacidad y disposición de los empleados. Es particular para cada situación y empresa.
Por ello es importante que los directivos crean el marco de condiciones para que los empleados puedan actuar como un equipo. En las Nuevas Formas de Trabajar o Trabajo Flexible es importante que se proporcione a los empleados cierta libertad, responsabilidad y confianza.
Una parte importante de un nuevo estilo de dirección orientado hacia resultados es cerrar acuerdos de resultados con cada uno de los empleados. De hecho, las Nuevas Formas de Trabajar o Trabajo Flexible se centra en los resultados y no en la presencia. Los acuerdos de resultados debe ser un componente vital en los ciclos de evaluación de los empleados. En estos acuerdos es muy importante aplicar la filosófica SMART (Specific, Measurable, Accountable, Realistic, Time bound). Podemos destacar tres pilares:
- Objetivos: indicar de forma evidente qué es lo que se desea lograr (p.e. una mayor satisfacción de los clientes)
- Indicador: describir cómo se va a medir el resultado (p.e. mediante una encuesta de satisfacción de los clientes)
- Norma: El resultado deseado (p.e. un 8 sobre 10)
Aparte del acuerdo de resultados, también es importante acordar cómo el empleado y el superior se van a comunicar con el fin de conocer el progreso de las actuaciones. En esta parte la responsabilidad es de ambos, tanto del empleado como del directivo. Por lo tanto, las Nuevas Formas de Trabajar requiere una nueva forma de mantener contactos entre empleados y los mandos de la empresa, ya que no se van a ver a diario. Es una parte importante en el nuevo estilo de dirección.
Otro aspecto importante relacionado con el Coaching orientado a resultados es la madurez de responsabilidad de los empleados. Los talentos, conocimientos, experiencias y actitud de los empleados disponibles con respecto a los resultados acordados define el nivel de madurez de responsabilidad. De ahí la importancia de la posición del empleado en la empresa y la oportunidad incondicional de poder conversar abiertamente sobre los temas en cuestión. Los trabajadores del conocimiento que son capaces de realizar su trabajo de forma autónoma, poseen un grado de madurez de responsabilidad adecuado.
Poder trabajar de forma autónoma es unas de las condiciones de poder implantar las Nuevas Formas de Trabajar.
Consejos para hacer el coaching y lograr los acuerdos de resultados
El enfoque en los acuerdos de resultado debe ser: ¿Qué es lo más importante? Hay que cerrar acuerdos en ese aspecto. 5 acuerdos entendibles son más que suficiente.
Estos acuerdos se deben revisar como mínimo bimensualmente en un encuentro de tu a tu.
Involucrar a los empleados en la definición de los resultados o que sean ellos quienes definan los resultados/objetivos SMART; definir conjuntamente las prioridades
Planifica reuniones periódicamente con el empleado para conversar sobre el progreso de las actuaciones con respecto a los acuerdos de resultados.
Prestar atención a las señales no-verbales cuando se están desarrollando los acuerdos de resultados; estar atento si se detecta compromiso y entusiasmo en el empleado para lograr los resultados acordados.
Utilizar los medios modernos para vigilar el progreso e intercambiar información.
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Estimular la colaboración y el sentido de equipo
Estimular una buena colaboración dentro de los equipos es muy importante en el nuevo estilo de dirección cuando se desea implantar las Nuevas Formas de Trabajar o Trabajo Flexible. Los miembros de equipos se necesitan para llegar a sus resultados individuales y existe una necesidad humana de sentir una unión social. Es la responsabilidad del directivo de estimular dicha colaboración y relación social. La base para la cohesión social y el sentirse formar parte de un equipo son los valores y normas dentro del equipo. Es elemental saber las respuestas a:
“¿Qué es los que los directivos y empleados consideran importante en una colaboración mutua?”
“¿Cómo es el trato en ambos sentidos?”
Informar, compartir conocimientos y la comunicación es esencial para crear un sentido de equipo y la cohesión social. Finalmente, también es importante que el equipo se siga reuniendo físicamente regularmente. En estos encuentros, el directivo tiene que haber pensado sobre los siguientes aspectos:
¿Cuál es el mínimo número de reuniones que este equipo necesita?
¿Para que se van a utilizar estos encuentros, cuales son los objetivos?
¿Cuáles son las posibilidades que los miembros del equipo se puedan reunir?
¿Cuáles son los momentos planificado; se hace de forma estructural (p.e. todos los martes por las tardes) o se hace no regularmente, pero que si está planificado de forma firme?
¿Cuándo se puede hacer mediante teleconferencias y cuando se debe hacer de forma física?
Consejos para estimular el sentido de equipo y colaboraciones
Comentar las diferentes relaciones del equipo; hacer que el propio equipo llegue a soluciones adecuadas
Planificar con tiempo los encuentros/reuniones. Conjuntamente se decide si se hacen de forma estructural o no regularmente con el fin de que todos los miembros tengan que hacer un esfuerzo para atender y que no sean siempre los mismo que lo hagan.
Reserva en los encuentros/reuniones tiempo para conversaciones sociales entre los miembros y/o organiza eventos específicos.
Comentar que la flexibilidad en las Nuevas Formas de Trabajar es dar y recibir y que cada miembro es responsable en este aspecto.
Nuestra metodología
Con el fin de poder ofrecer un servicio único e interesante para implantar las Nuevas Formas de Trabajar, diseñar el puesto del futuro, las oficinas flexibles, etc. hemos adaptado nuestra metodología con una muy contrastada desde los Países Bajos. Un país en donde vienen implantando diferentes modelos de nuevas formas de trabajar desde el 1995. Esta nueva metodología ayuda a la empresas básicamente a conseguir una “hoja de ruta” que les indicará:
- Dónde estamos;
- Hasta dónde queremos llegar; y
- Qué supone esto en proyectos, inversión y ahorros.
Este estudio tiene como pilar innegociable un enfoque integral de las 3 “B’s":
- Behaviour – Las personas, la organización y la cultura
- Bits- La tecnologías (sistemas TIC)
- Bricks - La arquitectura de las oficinas (el puesto y entorno de trabajo)
La experiencia en los Países Bajos ha mostrado que sin este enfoque integral el riesgo de crear el puesto de trabajo nuevo en un entorno atractivo es muy costoso y lleva no conseguir los objetivos marcados; aun teniendo las mejores intenciones. No es nada recomendable hacer implantaciones o estudios sin tener en cuenta la interrelaciones de estos 3 enfoques.
El resultado de nuestro estudio es un plan director o un Business Case que proporciona a la empresa los detalles de los proyectos recomendados para recorrer el camino desde la situación actual al nivel de la visión y ambición (definida por la dirección de su empresa). A partir de ese punto la empresa puede iniciar la transición con los proveedores de confianza de la empresa y de acuerdo con nuestro plan director.
Los detalles de los proyectos incluyen también la estimación económica y los plazos de su ejecución. Igualmente, si fuese necesario, los proyectos pueden describir diferentes escenarios con sus costes, plazos, beneficios, inconvenientes, etc. para que la empresa, internamente, pueda evaluar el camino a recorrer hacia las Nuevas Formas de Trabajar, la creación del nuevo puesto de trabajo y el nuevo estilo de dirección.
En IVORY entendemos la importancia que juegan los entornos de trabajo en la vida de las personas. Por ello, en nuestros proyectos de consultoria, interiorismo, diseño y reformas de oficinas, tenemos en cuenta las características de cada empresa, el nuevo estilo de dirección, la evolución de la sociedad y los nuevos espacios que se demandan para garantizar el bienestar de las personas respondiendo a sus necesidades. ¿Te gustaría consultarnos algún proyecto? ¡Pregúntanos sin compromiso!
