Oficinas: nuevos tiempos y formas de trabajo ¿Cómo adaptarse?

La oficina convencional se está quedando obsoleta y empieza a ser poco práctica para afrontar los retos del futuro. En numerosas ocasiones hemos hablado del teletrabajo y de la incorporación de la generación millennial y Z al mundo laboral (quienes ocuparán casi el 50% de las plantillas de cada empresa), y la conclusión es siempre la misma: las oficinas tienen que adaptarse a los nuevos tiempos y formas de trabajo.

Por tanto, un punto decisivo para los nuevos talentos a la hora de elegir lugar de trabajo será la propuesta de la empresa para trabajar colaborativamente y los recursos disponibles.

La tecnología en estos momentos es una de las palancas que nos pueden impulsar a mejorar en todos los aspectos. Bien es cierto que ya no es un tema de futuro, sino de plena actualidad.

Dos tecnologías emergentes a destacar

Power BI (Datos)

El power BI es un análisis de autoservicio a escala empresarial, es una herramienta que incorpora la suite de productividad, Office 365.  Permite unir diferentes fuentes de datos (más de 65), modelizar y analizar datos para después, presentarlos a través de paneles e informes; que puedan ser consultarlos de una manera muy fácil, atractiva e intuitiva.
Esta explotación de datos, a través de paneles e informes, permiten además que puedan ser compartidos por muchos usuarios de una misma empresa u organización. De esta forma, Directores Generales, Financieros, de Marketing, Administrativos y Comerciales, pueden disponer de una sola pasada, de información sobre sus negocios en tiempo real.

A través de Power BI los usuarios, sin necesidad de grandes conocimientos, podrán crear paneles, gráficos e informes “al gusto del consumidor”.
Y es que así, de manera personalizada y con los datos preparados (modelización), los usuarios solo tendrán que elegir y arrastrar qué tipo de gráficos desean que aparezcan en el panel o informe.
Además, Power BI incluye las llamadas Q&A. Es decir, preguntas y respuestas con lenguaje natural.

En definitiva, nos ayudará a crear y diseñar objetos visuales enriquecidos a partir de los datos de su compañía o negocio, sin grandes complicaciones ni artificios. “Arrastras y listo”.
Es la herramienta perfecta si lo que desea es monitorizar, conocer y decidir acerca de todo lo que concierne a la empresa o negocio, de una forma muy gráfica y divertida.

Nuestro objetivo no es otro que el de mejorar tu negocio a través de la innovación y el buen diseño, y con diseño también hablamos de dotar las oficinas con la mejor tecnología para ir a la cabeza de la optimización de los recursos y poder así prosperar mas rápidamente.

AI (inteligencia artificial)

La inteligencia artificial en nuestro negocio será relevante y nos podrá ayudar a diseñar entornos de trabajo, a realizar ofertas con menos riesgo, o planificaciones de obra mucho más reales. Su adopción en el ámbito corporativo ofrece mucha más resistencia que en el ámbito doméstico, donde ya hay ciertos dispositivos, como por ejemplo Alexa, de Amazon, que tienen gran aceptación, muy funcional para salas de reuniones. Según los datos arrojados por el reporte del ciclo de Gartner predice que la IA creará 2,3 millones de empleos para el 2020, lo que significaría un aumento neto de medio millón de puestos.

Existe el problema de la desinformación en estos dos campos nombrados, muchas veces creemos que dotar nuestras oficinas de medios de inteligencia artificial, será mas caro, no saben como focalizar su aprovechamiento para resolver casos o problemas…  Por ello es necesario alguien que te asesore, desde IVORY queremos siempre lo mejor para nuestros clientes, si las empresas comienzan a implementar AI en las áreas donde suelen ocurrir problemas o deficiencias con frecuencia, verán un mayor retorno de su inversión, dándose cuenta de que este sistema les ahorra costes, les mejora la velocidad y la flexibilidad del trabajo y por ello la productividad, además los trabajadores se sentirán en un ambiente intuitivo y actual y estarán orgullosos de su empresa.

Más herramientas para el trabajo

Por practicidad (y por sostenibilidad), cada vez son más utilizadas herramientas de reuniones virtuales como Cisco, chats y redes sociales. De hecho, en los últimos años han aparecido propuestas de Apps cada vez más sofisticadas y dirigidas a un entorno corporativo como el caso de Slack o Skype for Business en sustitución de Whastapp. Incluso las redes sociales más famosas han habilitado nuevas plataformas con fines administrativos y profesionales como Workplace by Facebook, Microsoft Teams. Y como no, los sistemas de gestión y almacenamiento de datos y documentos como Wetransfer, Dropbox, Google Drive…

Con la aparición de estas herramientas, las cuales buscan la practicidad diaria, los espacios de oficina deben replantearse ya que las salas de reuniones tendrán que adaptarse a las nuevas tecnologías, los espacios para almacenar documentos tenderán a desaparecer, y debido al teletrabajo, los puestos de trabajo fijo se sustituirán por puestos no asignados.

Lo cierto es que las videoconferencias se realizan desde hace décadas, y pese a la comodidad que implica, aún seguimos desplazándonos (con el consiguiente gasto) para reunirnos cara a cara. La adopción en algunos casos es muy baja porque no se ha integrado correctamente con las aplicaciones de negocio ni se ha alineado con el estilo de trabajo o las preferencias de los profesionales.

Veamos un ejemplo del uso de la tecnología en oficinas y espacios laborales

 Un claro ejemplo en el que inspirarnos son las oficinas VIRTO, primer inmueble en España con un sistema totalmente inteligente y que cuanta hasta con su propio asistente virtual. Una superficie de mas de 17.000 m2.

Ciber seguridad

Otro punto a tratar es la seguridad de nuestras bases de datos:

La ciberseguridad nos ayudara a combatir el fraude que muchas veces nos encontramos mediante mails fraudulentos.

Este punto es muy  importante, cierto es que los avances tecnológicos nos permiten tener todos los datos a nuestra disposición en cualquier momento y en cualquier lugar, pero esto también nos hace más vulnerables.

¿Cuáles son las expectativas para el futuro?

Según un reciente informe de la consultora Gartner, la mayor parte de las iniciativas de transformación digital del espacio de trabajo aún tardarán en conducir a las organizaciones hacia las nuevas formas de trabajar. Concretamente, para 2021 solo una cuarta parte de las grandes y medianas empresas lograrán llevar sus proyectos de digitalización a este nivel, introduciendo cambios como la toma de decisiones distribuida, el trabajo virtual y remoto y los nuevos modelos de espacio de trabajo físico. Gartner afirma que las iniciativas exitosas de transformación digital del espacio de trabajo tienen más que ver con la mejora de la experiencia del empleado que con la tecnología empleada.

3 puntos significativos en las oficinas actuales.

Salas de Reuniones

Las salas de reuniones tienen una alta demanda y en numerosas ocasiones nos encontramos que están ocupadas. ¿Pero realmente están ocupadas? o ¿solo están reservadas?

Cuando os planteáis el cambio de oficina porque necesitáis más salas de reuniones, deberíamos de realizar un estudio en profundidad del uso de dichas salas, deberíais invertir en tecnología para dotar esas salas de reuniones con mecanismo que automáticamente cuando finalice una reunión, se libere la reserva y se comunique en el programa de reserva de salas. En la actualidad hay diversas herramientas para implementarlo con éxito.

Puestos de trabajo

Pasa igual con los puestos de trabajo, hay diversos estudios que entre el 40% al 60%, los puestos de trabajo esta ocupados. El resto del % son puestos a los que no estamos sacando ningún tipo de partido. Los empleados tienen limitaciones en la oficina y no pueden sacar el 100% de rendimiento a los diferentes espacios.

Esto generará perder productividad al no tener un espacio que motive a los trabajadores, los nuevos talentos no querrán trabajar en nuestras oficinas porque no les parecerá que están actualizadas y dará una sensación de pocas oportunidades de proyección, imagínate que llamas a un informático y viene a visitarte con una libreta vieja para tomar apuntes y un ordenador desactualizado que tarda mil años en encenderse, ¿dejarías en sus manos toda tu base de datos? Por no hablar de posibles inversores y/o clientes, hay un gran abanico de empresas y servicios, pero lo que es casi generalizado es que un cliente llama a una puerta nueva esperando soluciones innovadoras y, en el mejor de los casos, que se adelanten al resto de competidores, este espíritu es el que debe reflejar tu marca.

Diseño y adaptabilidad

Una sede debe ser capaz de transmitir, comunicar y fidelizar al profesional, aunque pase gran parte de su jornada laboral fuera de ella. El diseño del espacio corporativo será el reflejo de la estrategia de la compañía, su cultura, filosofía, valores, actividad, marca y gente que trabaja en ella.

La oficina tiene que dar respuesta a todas las inquietudes de sus usuarios, creando un abanico de espacios tan amplio como sea necesario y posible. Se crearán salas y espacios de reunión únicos y diferentes entre sí, salas de proyectos, zonas de formación, salas pequeñas para reuniones de dos a tres personas. Esta diversidad toma especial interés para aumentar la productividad.

Salas de creatividad y de juegos que fomentan la innovación, zonas informales para encuentros “espontáneos” (posiblemente los momentos más productivos del día a día en el trabajo). La oficina se transforma en una herramienta que mejora la comunicación, incentiva la colaboración y mejora la productividad. La zona de clientes empieza a funcionar como lugar de encuentro, workshop, auditorio, y sobre todo es necesario crear la idea de que cada espacio debe ser aprovechado para realizar las diferentes actividades del día a día, por ejemplo el workcafé que siendo un espacio de cafetería, tiene vocación de zona de trabajo y de reunión.

Esto es lo que nos dicta la experiencia y lo que plasmamos en nuestros proyectos.

¿Quieres llevar a tu empresa al siguiente nivel? Si quieres aumentar la productividad y aumentar el ROI de tu empresa a través de espacios más eficientes, el diseño inteligente de oficinas es la clave. Ponte en contacto con nosotros e iniciemos la conversación que cambiará para siempre los espacios de trabajo de tu empresa.