10 Consejos para reforma de oficinas a tener en cuenta

La reforma de oficinas es un elemento indispensable para el desempeño de nuevas etapas que suelen ser consecuencia de cambios tanto organizativos como estructurales de los espacios de trabajo y que conllevan también el crecimiento de sus equipos.

Las reformas de oficinas son transformaciones que van mucho más allá de cuestiones meramente estéticas. Tanto es así, que en ocasiones se aprovechan las propias instalaciones para replantearse el diseño de la oficina de manera integral, mejorar sustancialmente los espacios de trabajo y volverlos funcionales para las necesidades actuales de las empresas y de sus trabajadores.

Por qué reformar una oficina es una decisión estratégica

Más allá de lo visual, una reforma de oficinas tiene un impacto directo en el rendimiento y bienestar de los empleados. El trabajo realizado en un entorno funcional y atractivo aumenta la productividad del equipo y su motivación.

Entre los beneficios de una reforma de oficina exitosa encontramos:

• Aumento de la motivación del equipo.
• Reducción del ausentismo, una oficina bien diseñada y funcional hace que los empleados quieran ir más.
• Mejora la imagen corporativa de la empresa frente a clientes y colaboradores.
• Optimiza el uso del espacio en función de nuevas dinámicas laborales (teletrabajo, espacios híbridos, zonas colaborativas).

Por tanto, decidir reformar tu oficina es una decisión estratégica y exitosa para mejorar la productividad del equipo y fortalecer la imagen de empresa.

Consejos para una reforma de oficina exitosa

Para lograr una reforma de oficina exitosa, hay una serie de factores a tener en cuenta. A continuación, te compartimos algunos consejos prácticos para reformar tu oficina y transformar la imagen de tu espacio de trabajo de manera eficiente y funcional.

1. Tener en cuenta el factor tiempo para reformar la oficina

A la hora de iniciar la reforma de oficina hay que tener en cuenta, no solo el tiempo necesario para llevarla a cabo, sino la época del año en la que se realiza. Esto se debe a que, en muchas ocasiones, las reformas se realizan cuando los trabajadores se encuentran en la oficina, por lo que hay que trasladar el espacio de trabajo de manera temporal para garantizar que las obras se puedan efectuar en las mejores condiciones posibles. Por ello, es común que muchas empresas decidan hacer estos cambios durante la época de vacaciones, pudiendo disponer del mobiliario de oficina sin interrumpir el trabajo de sus trabajadores.

2. Eliminar los tabiques

En ocasiones, los tabiques pueden molestar más de lo que se aprovechan. Eliminar todos aquellos que no sean necesarios en la reforma de oficina, va a permitir al equipo de profesionales una expansión en el espacio, facilitando la entrada de luz y generando un mejor aprovechamiento de los metros cuadrados de la oficina para organizar el mobiliario de la manera más óptima. 

3. Mejorar los accesos

A veces, una oficina está bien diseñada y es funcional, pero no cuenta con buenos accesos. Hay que tener en cuenta el tipo de reformas que queremos llevar a cabo para renovar la imagen de la oficina y que la primera imagen que los visitantes se lleven sea el de una oficina bien diseñada. Por eso, es muy importante mejorar los accesos y hacerlos más funcionales y estéticos. Una reforma en las puertas de entrada a las oficinas responde a necesidades tanto estéticas como de seguridad.

4. Optar por una línea de diseño en la reforma de oficina

Cuando se habla de línea de diseño, se hace referencia a la imagen corporativa. Por ello, al momento de hacer una reforma de la oficina, es clave que no se diseñe cada oficina como un elemento aislado, sino que todas respondan a un mismo diseño integral y coherente a la imagen que la empresa quiere transmitir.

5. Mobiliario cómodo

Los muebles poco estéticos e incómodos han quedado ya en el pasado. Si se quiere garantizar que los trabajadores ejerzan su labor de la mejor manera, es indispensable obtener un mobiliario que se adecúe a ellos y a sus necesidades. Una de las mejores alternativas para ello en la actualidad se encuentra en el mobiliario ergonómico.

6. Control de la iluminación

Hoy en día, se puede acceder a sistemas de control de la iluminación en oficinas y locales que están especialmente pensados para poder optimizar la distribución lumínica, tanto en los espacios como en los momentos en que sea necesario. Pueden usarse falsos techos para iluminar la oficina y conseguir un mayor ahorro y una mayor eficiencia energética, a la vez que garantiza que no falte la luz necesaria a la hora de trabajar y realizar tareas.

7. Incorpora tecnología eficiente

La incorporación de la tecnología eficiente es un elemento esencial en cualquier reforma de oficina moderna. Cuando hablamos de tecnología eficiente no solo se trata de ordenadores nuevos, sino de incorporar en la oficina soluciones inteligentes que optimicen los procesos y mejoren la rutina diaria de los empleados.

Entre las tecnologías eficientes a incorporar encontramos, sistemas de climatización automática, iluminación LED con sensores de movimiento, salas de reuniones inteligentes (pantallas, cámaras, etc.), conectividad robusta y segura con puntos bien distribuidos.

La inversión en tecnología mejora no solo la eficiencia operativa en la oficina, sino que además transmite una imagen actualizada e innovadora a clientes y colaboradores.

8. Define espacios colaborativos y privados

Otro de los consejos a seguir en la reforma de oficinas es encontrar un equilibrio entre la colaboración y la concentración de los empleados. En la reformación de espacios se debe tener en cuenta la privacidad y la colaboración. No todos los espacios deben ser abiertos ni todas las tareas a realizar en la oficina requieren aislamiento.

Para espacios colaborativos es ideal incorporar mesas compartidas, áreas lounge, pizarras y sofás, para reuniones informales y trabajo en equipo. Por otro lado, para los espacios privados, lo esencial son las salas cerradas pequeñas o escritorios individuales.

9. Involucra al equipo desde el inicio

Antes de iniciar la reforma de oficina es ideal consultar al equipo antes de que se genere resistencia y frustración. Se debe involucrar al equipo para conocer los cambios que se podría incorporar en la transformación. Se recogerá información valiosa sobre necesidades reales del equipo, en cuanto a espacios, mobiliario e iluminación.

Al involucrar el equipo fomentarás el sentido de pertenencia y una buena aceptación al cambio.

10. Elige proveedores especializados en oficinas

Cuando se trata de seleccionar a los proveedores y especialistas, se debe tener en cuenta la experiencia en trabajos anteriores, la manera de trabajar y la calidad del servicio. Las reformas de oficinas requieren comprender no solo aspectos técnicos, sino también normativas de accesibilidad y prevención, flujos de trabajo e imagen corporativa.

Lo ideal es optar por empresas y profesionales especializados que aseguren planificación y ejecución, alineados a los objetivos empresariales.

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