Ventajas e Inconvenientes de las Nuevas Formas de Trabajar

Antes de enumerar las ventajas e inconvenientes debemos mirar hacia atrás.

Estamos ante una revolución en nuestras formas de trabajar y no solo desde la perspectiva de donde vamos a trabajar también en cómo crear las mejores circunstancias para que los empleados puedan rendir al máximo y tener altos niveles de satisfacción, tener más compromiso y lealtad con la empresa.

Ante esta (r)evolución, las empresas se pueden dejar llevar por las circunstancias o aprovecharse de las oportunidades reales que existen ahora para obtener ahorros importantes en los costes fijos mientras aumentamos la productividad y satisfacción de los empleados, reducimos la huella de carbono, convertimos la empresa en más atractiva para nuestros empleados y aquellos que desean trabajar en ella y sobre todo mejoramos tremendamente la conciliación familiar sin efectos secundarios.

Hace siglos, prácticamente, todos trabajaban desde casa. El término “fabrica” existe solo un poco más que un siglo y se crearon porque desde un punto central se trabajaba de forma más eficiente. Además, se requerían maquinaria cada vez más voluminosas que no se podían instalar en nuestras casas. El término “oficina” es una imitación conceptual de las fabricas para actuaciones administrativas. La necesaria coordinación mutua era el aspecto principal para sentarse juntos en un edificio.

Después de ir a píe al trabajo llegó la bicicleta, el autobús, el coche, tren y hasta el avión. Ahora tenemos el teléfono (Smartphone), el portátil, aplicaciones (web, videoconferencia, etc.) para “ir” al trabajo. Todo esto con la realidad de los tiempos y costes de traslados, los atascos, problemas de aparcamientos, el consumo de combustible, la contaminación y la creciente globalización hace que las empresas lleven ya unos años pensando en cómo adaptarnos a todas estas circunstancias.

Existen otros fenómenos que impulsan un cambio de pensamiento. El porcentaje de mujeres que trabajan no deja de aumentar igualando los niveles de los hombres. Los trabajadores que viven solos aumenta, y aquéllos que comparten casa sin niños también y suelen ser ambos con empleo. Esto requiere una coordinación, un reparto de tareas, flexibilidad del horario laboral, etc.

Este artículo no tiene como fin explicar las Nuevas Formas de Trabajo, deseamos indicar los aspectos que requieren mucha atención para una implantación de éxito:

• las distribuciones y la adecuación de las oficinas;
• una dirección orientado a resultados;
• aprender a convivir con nuevas libertades y responsabilidades;
• infraestructuras tecnológicas avanzadas;
• una forma diferente de digitalizar y archivar;
• condiciones laborales adaptadas;
• los nuevos presupuestos de las infraestructuras de las oficinas y los puestos a distancia.

A continuación enumeramos en secciones las ventajas e inconvenientes.

Las principales ventajas de las nuevas formas de trabajar

Las principales ventajas de las nuevas formas de trabajar son:

• Debido a que las personas solo trabajan parcialmente y solo cuando es realmente necesario en la oficina y ya nadie tiene un lugar de trabajo fijo, se necesitan muchos menos lugares de trabajo. Las experiencias muestran que la relación lugar de trabajo-número de empleados está entre el 30% y el 80%. Por definición, se necesita un mínimo de un 20% menos de m².

Sin embargo, no se detiene ahí. Los costos de adecuación, iluminación, climatización, seguridad, mantenimiento, aparcamiento y similares también se reducirán en costos. Hay organizaciones que tienen hasta un 50% menos de plazas de aparcamientos. Los costos de la oficina caen rápidamente en un tercio. El número medio de m² por persona se reduce a alrededor de siete en multitud de organizaciones.

• Más placer en el trabajo que además ofrece mucha más libertad y responsabilidad personal. Esto también se traduce en una mayor motivación y un menor absentismo por enfermedad. El ausentismo interno, estar presente pero no de forma productiva, también está disminuyendo en varios sectores. Varios estudios indican que el trabajador promedio ahora pasa dos tercios del tiempo de trabajo en la oficina, pero no está involucrado en las cosas para las que fue contratado. Lo has leído bien: dos tercios.
• Como resultado, la productividad aumenta enormemente. Las experiencias de las organizaciones que han implantado las Nuevas Formas de Trabajar es que la productividad de sus empleados - muy dependientes del tipo de función - en promedio aumentan por encima del 25%.
• Aquellos que tenían tendencia de “escaquearse” en el pasado ahora no tienen tanta oportunidad. El cambio del pensamiento de entrada al pensamiento de salida significa que el gerente los hace responsables de lograr los objetivos y cumplir con los acuerdos hechos con cada uno. Esto significa que no hay lugar para estas actitudes en las oficinas.
• Independiente de la pandemia, los costos y tiempos de viaje ya estaban disminuyendo drásticamente. Las personas solo viajan al lugar de trabajo si esto se ha acordado y, a menudo, eso es solo la mitad o incluso un tercio comparado con el pasado. La consecuencia es que el trafico disminuyen y con ello el tiempo de viaje al lugar de trabajo. El potencial, desde un punto de vista social, también significa que puede convertir las ciudades más sostenibles y en mejores lugares para vivir.
• Debido a que a los empleados les gusta trabajar para organizaciones que aplican la filosofía de las nuevas formas de trabajar, estas se vuelven más atractivas como empleadores. Esto hace que sea mucho menos difícil para ellos atraer y retener personal en un mercado laboral restringido.
• Las estructuras jerárquicas cambian drásticamente. Esta es una ventaja, especialmente para las nuevas generaciones de empleados, que valoran la libertad, la confianza y la responsabilidad.

Los principales inconvenientes e las nuevas formas de trabajar

Los principales inconvenientes de las nuevas formas de trabajar son:

• No todos pueden participar en las Nuevas Formas de Trabajar. Las primeras estimaciones muestran que del 25 al 35% de todos los empleados no están capacitados para esta nueva filosofía de trabajo, simplemente porque su puesto no lo permite. Siguen siendo muchos millones de trabajadores asalariados en España. Son principalmente los llamados trabajadores del conocimiento los más elegibles. Las enfermeras, los conductores, el personal de producción, el personal del mostrador, el personal de la tienda, los capacitadores de habilidades, los médicos generales y similares no pueden participar, ciertamente a corto plazo. Además, las Nuevas Formas de Trabajar no trata solo del lugar de trabajo, sino también de planificar el trabajo uno mismo, una mayor capacidad de implementación, un contenido de tareas más amplio, más independencia y más responsabilidad
• Las inversiones asociadas a la infraestructura (nueva oficina, teléfono móvil, portátiles, equipamiento del lugar de trabajo en casa) son sustanciales. A veces, esas inversiones ya se han realizado en el pasado y eso alivia el descontento. También hay que tener en cuenta que estas inversiones se recuperan en tiempo récord. No obstante, la empresa debe tener acceso a capital para poder alcanzar todas las ventajas.
• Con la desaparición de parte de las estructuras jerárquicas, también suprimen las certezas de quienes estaban acostumbrados a trabajar con y en ellas. Esto se aplica tanto a los gerentes como a los empleados. Trabajar fuera de la línea de visión del gerente es una transición importante para muchos gerentes. Requiere confianza, las personas carecen de opciones de control y esta última estaba acostumbrada por la presencia física del empleado. Después de todo, la gente ya no sabe exactamente lo que todos están haciendo y es necesario adaptarse a esta nueva realidad.
• La idea de que los ejecutivos tenían una ventaja de conocimiento sobre sus empleados ha sido completamente reemplazada por la tecnología de la información digitalizada. Las Nuevas Formas de Trabajar aceleran aún más ese proceso, porque la disponibilidad de información (digital) es una condición básica para trabajar en momentos y lugares diferentes.
• En multitud de organizaciones se necesita un sistema de evaluación completamente diferente, que se basa más en pensar en términos de resultados que en los términos de “input” habituales. Ya no se juzga por su presencia, sino por el desempeño que ha realizado. Esto da como resultado un cambio cultural enorme. Además, debido a la falta de formación en este campo, el proceso de conversión a menudo fracasa. Esto crea una cultura de no compromiso, en la que la productividad de hecho disminuye. Un tema que requiere especial atención.

Principales indicadores de las ventajas e inconvenientes

Las ventajas:

• menos m2 por empleados
• menos iluminación y climatización
• menos mobiliario
• menos mantenimientos
• menos traslados internos de empleados (cambio de puesto físicos)
• menos plazas de aparcamiento
• menos costes y tiempos de viajes
• más satisfacción en el trabajo
• más libertad personal
• más responsabilidad
• más valorar por resultados
• mayor productividad
• más eficiencias
• condiciones laborales flexibles
• menos espacios de almacenamientos (espacios y equipamientos)
• menos bajas laborales
• menos bajas voluntarias (mayor retención del talentoÇ)
• más sostenible (menos CO2)
• más atracción de nuevos talentos
• menos empleados “menos”-productivos

Los inconvenientes:

• más costes de teléfono y consumo de megabytes
• más portátiles y equipamientos tecnológicos
• inversión para adecuar la oficina
• no todos quieren las Nuevas Formas de Trabajar
• más costes de seguridad digital
• más encuentros uno-a-uno de coordinación
• más trabajo en asegurar la información adecuada en el lugar adecuado
• otro cambio no siempre es aceptado por los empleados.

Existe una frase de Johan Cruyff que dice:

“Cada inconveniente tiene su ventaja”

Si tienes más ventajas e inconvenientes de las Nuevas Formas de Trabajar no dudes en compartirlas con nosotros. La añadiremos con mucho gusto en este blog.

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