La distribución de una oficina marca cómo se trabaja en ella día a día. Afecta a la concentración, a la comunicación entre departamentos, a la privacidad, al ambiente general y, al final, a la productividad. Por eso, cuando una empresa se plantea una reforma o una mudanza, una de las primeras preguntas que aparece es siempre la misma: open space o despachos privados. ¿Qué modelo encaja mejor con la forma de trabajar del equipo y con la cultura de la empresa?
Cada formato tiene ventajas e inconvenientes claros. En la mayoría de los proyectos actuales, la solución termina siendo una combinación de ambos, ajustada al tipo de trabajo de cada departamento. Revisamos las dos opciones, los criterios que más pesan a la hora de elegir qué oficina elegir y por qué el modelo híbrido es hoy el más utilizado.
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Qué es un open space
Un open space es una oficina diseñada como un único espacio abierto, sin paredes interiores que separen los puestos de trabajo. Los empleados comparten una misma sala, organizados por equipos o por departamentos, con escritorios alineados, en bloques o en grupos. El modelo surge en Alemania en los años cincuenta con el nombre de Bürolandschaft (paisaje de oficina) y se extiende internacionalmente a partir de los años dos mil de la mano de empresas tecnológicas que buscan entornos más colaborativos y menos jerárquicos.
Hoy es el formato dominante en startups, agencias creativas, consultoras y muchas grandes corporaciones, sobre todo en sus departamentos comerciales, de marketing y de proyectos. Pero con el tiempo también han salido a la luz algunos problemas asociados que conviene tener en cuenta antes de adoptarlo.
Ventajas del open space
Las ventajas del open space explican por qué este modelo se ha extendido tanto. La comunicación entre compañeros y entre departamentos es mucho más directa: las consultas rápidas se resuelven sin levantarse a llamar a una puerta cerrada. El aprovechamiento de la superficie también es mayor, porque caben más puestos por metro cuadrado que en una planta con despachos, y la inversión inicial en obra civil, mamparas y mobiliario suele ser más contenida. A esto se suma la facilidad para reorganizar el espacio cuando crece la plantilla o cambia la estructura de los equipos, y una imagen alineada con culturas corporativas modernas y horizontales.
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Desventajas del open space
El primer problema de una oficina abierta es el ruido. Conversaciones, llamadas, teclados y notificaciones se acumulan a lo largo del día y dificultan las tareas que requieren concentración profunda, sobre todo en perfiles técnicos, jurídicos, de redacción o de análisis. Es la queja más frecuente entre los empleados de oficinas abiertas, y normalmente la primera que aparece cuando se evalúa la reforma.
A eso se suma la falta de privacidad para llamadas, conversaciones delicadas o reuniones improvisadas, y las interrupciones constantes, que reducen la productividad real aunque la sensación pueda ser la contraria. Estudios recientes muestran además que la comunicación cara a cara puede disminuir en oficinas totalmente abiertas: los compañeros tienden a sustituirla por mensajes y correos para no molestar al de al lado. También aumenta la circulación de virus y enfermedades respiratorias.
Despachos privados: cuándo conviene apostar por ellos
Los despachos privados son espacios cerrados, individuales o compartidos por un grupo reducido, separados del resto de la oficina por tabiques o por mamparas opacas. Pueden adoptar distintas configuraciones: despacho individual para alta dirección, despacho compartido por dos o tres profesionales, sala de equipo cerrada o cabina más reducida para perfiles que necesitan privacidad puntual.
El modelo sigue siendo predominante en bufetes de abogados, consultas médicas, despachos de auditoría y firmas financieras tradicionales, donde la confidencialidad y la concentración son obligatorias. Su principal ventaja es precisamente esa concentración alta y sostenida, especialmente útil en trabajos analíticos, jurídicos, técnicos o creativos. Una oficina cerrada también ofrece privacidad acústica y visual para llamadas y reuniones con clientes, asegura la confidencialidad en sectores que la requieren por normativa, permite personalizar temperatura, iluminación y mobiliario, y mejora el control acústico general de toda la planta.
En contrapartida, la comunicación entre departamentos se vuelve más lenta y formal, y el coste por persona sube: ocupan más metros y requieren más obra. Si se reservan solo para los mandos, transmiten una sensación de jerarquía rígida que no encaja con todas las culturas corporativas, y son menos flexibles cuando los equipos crecen o se reorganizan. En perfiles junior pueden derivar también en cierto aislamiento, al perder el aprendizaje informal de oír cómo se gestionan las situaciones del día a día.
El modelo híbrido: la respuesta de la mayoría de oficinas actuales
En los últimos años, el modelo híbrido (lo que en interiorismo corporativo se conoce como Activity Based Working o trabajo por actividad) se ha convertido en la solución más utilizada en proyectos corporativos. En lugar de obligar a cada profesional a trabajar siempre en el mismo tipo de espacio, la oficina ofrece varias zonas pensadas para tareas distintas: áreas abiertas para el trabajo colaborativo del día a día, cabinas de concentración (también llamadas phone booths) para llamadas y trabajo profundo, salas de reuniones de distintos tamaños equipadas para videollamadas, despachos cerrados o semicerrados para los perfiles que necesitan privacidad continua y áreas informales de descanso o brainstorming que sirven también como espacios alternativos de trabajo.
Cada empleado puede así elegir el espacio adecuado para la tarea que tiene entre manos. El resultado resuelve buena parte de los problemas de ruido del open space y del aislamiento de los despachos, y encaja además con la realidad del trabajo en remoto, que se ha generalizado en muchas empresas tras la pandemia.
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Cómo tomar la decisión
Antes de decantarse por un modelo u otro, hay algunas preguntas concretas que ayudan a aclarar qué oficina elegir para tu empresa. ¿Qué proporción del tiempo se dedica a tareas individuales de concentración y qué proporción a trabajo en equipo o reuniones? ¿Qué nivel de confidencialidad maneja cada departamento? No es lo mismo un equipo comercial que uno legal, financiero o de recursos humanos. ¿Cuántas llamadas y videollamadas se hacen al día? Con la generalización del trabajo en remoto, las reuniones online han multiplicado la necesidad de espacios privados o de cabinas de concentración.
Más allá del trabajo concreto, también pesa la cultura corporativa: una empresa más horizontal y colaborativa pide una distribución de oficina distinta a una más jerárquica y compartimentada. Y, por último, los metros cuadrados disponibles, la densidad de ocupación buscada y el presupuesto de obra y mobiliario condicionan el resultado final. Las respuestas suelen apuntar a una distribución intermedia, no a uno de los dos extremos. Por eso el modelo híbrido es el formato que mejor funciona hoy en la mayoría de empresas.
Cómo lo abordamos en Ivory Arquitectura
Cada empresa trabaja de una forma distinta, así que la mejor distribución es la que se ajusta a cada caso. Cuando abordamos un proyecto analizamos primero cómo se reparte el día en cada departamento y cómo se prevé que evolucione la plantilla en los próximos años. A partir de ahí proponemos un diseño que combina espacios abiertos, zonas de concentración, salas de reuniones y despachos cerrados allí donde tienen sentido, respetando los estándares de acústica, iluminación, calidad del aire y ergonomía, y dejando margen para los cambios que vengan.
¿Estás pensando en reformar tu oficina o cambiar la distribución actual? En Ivory Arquitectura te ayudamos a decidir el modelo que mejor encaja en tu empresa. Contáctanos y diseñamos juntos el espacio que necesitas.
