Las salas de reuniones son espacios donde se toman grandes decisiones y se cierran importantes negocios, por ello deben ser elegantes y funcionales. Esto influye en el éxito de las reuniones o eventos con clientes, socios y directivos.
Las salas de reuniones son espacios que tienen múltiples usos porque se pueden usar para cursos de formación, reuniones de negocios, ponencias. La forma o estilo de este espacio va a depender del tipo de reunión o evento que se celebre, pero siempre debe cumplir con unos requisitos mínimos.
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Características de las salas de reuniones
Las salas de reuniones deben ser espacios abiertos y diáfanos, preferiblemente con paredes de cristal y persianas. Lo cual permite controlar la entrada de luz o la visibilidad de acuerdo con el momento y que los espacios se puedan distribuir de acuerdo con las necesidades.
El lugar debe ser lo más luminoso posible, es recomendable que tenga grandes ventanales porque permiten la entrada de luz natural directa. Lo que es más ventajoso para la productividad. El espacio debe estar equipado con mobiliarios que proporcionen comodidad y seguridad a los asistentes.
¿Qué deben tener las salas de reuniones?
Lo mínimo que deben tener las salas de reuniones o de juntas es lo siguiente:
- El mobiliario debe ser ergonómico, que brinde comodidad y seguridad a los asistentes.
- La sala debe tener una decoración elegante y funcional.
- Es importante que la conexión a internet sea buena.
- Cuando se trata de reuniones semipresenciales es muy importante contar con un sistema de videoconferencia adecuado.
- Los equipos adecuados para realizar una presentación, como proyectores, ordenadores portátiles, pizarra, televisión.
- Cuando a la reunión asistió una gran cantidad de participantes es bueno que tenga micrófonos y un buen sistema de altavoces.
- El material de oficina es importante en las reuniones por lo que se debe disponer de lápices, bolígrafos, cuadernos o libretas para hacer anotaciones. Además debe tener una buena disposición de adaptadores y enchufes.
- Servicios adicionales como soporte técnico en caso de que falle algún equipo, fotocopias que se requieran de último momento.
- También es recomendable contar con el servicio de catering en caso de que se alargue la reunión.
¿Cómo deben ser las salas de reuniones?
Existen algunas condiciones que deben cumplir las salas de reuniones para que se adapten al tipo de evento. Ellas son las siguientes:
Ubicación
La ubicación de las salas de reuniones es un aspecto muy importante para los asistentes al evento. Lo recomendable es que esté ubicada en un lugar de fácil acceso a donde los asistentes puedan llegar con facilidad.
Salas con amplios espacios
Las salas que tienen amplios espacios y grandes ventanas para que penetre la luz natural, ayudan a mejorar el clima de una reunión. Este tipo de espacios son conocidos como oficinas openoffice o espacios sin barreras. Este tipo de oficina es una tendencia actual en el interioriorismo oficinas modernas.
Cuando las salas de reuniones modernas tienen paredes acristaladas son translúcidas, para ayudar a mantener la reunión la privacidad. Los espacios para reuniones demasiado amplios son recomendados para grupos mayores de seis personas.
Distribución
La distribución de los asientos y la mesa va a depender del tipo de reunión y de la cantidad de asistentes. De acuerdo con estos aspectos la distribución puede ser:
- Montaje en forma de U: Este montaje limita el número de asistentes, pero proporciona la sensación de igualdad entre los presentes. El montaje en forma de U aporta una mayor informalidad a la reunión.
- Circular: Este estilo es utilizado por lo general para dinámicas de grupos y en cursos formativos y dinámicas de grupo. Cuando la mesa tiene una distribución circular el grupo anfitrión o principal se sienta en la cabecera y los demás en sus respectivos lados.
- Montaje imperial: En este tipo de montaje la mesa se encuentra colocada en el centro de la sala y las sillas van en los laterales y en ambas cabeceras. Este estilo es utilizado para Juntas Generales, debates o presentaciones sencillas. El montaje imperial transmite la sensación de que los grupos están enfrentados, mientras que el organizador o director los preside.
- Teatro: Este estilo es utilizado en salas grandes para presentaciones de libros y ponencias y donde se reúnen una gran cantidad de personas. Las cuales no requieren de una mesa que les sirva de apoyo para tomar notas.
- Aula o escuela: Las distribuciones de este tipo se pueden usar no solo para reuniones si no para otro tipo de eventos como son los formativos. Se puede usar sillas con brazos y mesas no muy grandes, este estilo permite a los asistentes una mejor ubicación para la proyección.
Mobiliario y estilo de decoración
El mobiliario debe ser adecuado al espacio y estilo de decoración, las sillas deben ser ergonómicas que brinden comodidad. El estilo de decoración usado debe ser sobrio para evitar las distracciones, pero a la vez debe ser un espacio acogedor. El espacio debe estar conformado por cuadros decorativos, centro de flores, muebles o armarios.
Equipos audiovisuales
Las salas de reuniones modernas deben estar acondicionadas con los equipos audiovisuales adecuados. Al igual que deben tener los conectores y adaptadores para diferentes tecnologías.
Entre los equipos que no pueden faltar se encuentran los siguientes: equipo de sonido, proyector, televisión, conexión de internet de alta velocidad. Para los casos de conferencias es bueno contar con un apuntador.
Servicios Tecnológicos
En esta era es necesario contar en todo momento con conexión wifi y en una reunión este aspecto es indispensable. El servicio se puede necesitar para descargar alguna información, enviar a los asistentes alguna información o conectar con videos que se encuentren alojados en la nube.
La sala de reuniones debe contar con todos los sistemas tecnológicos que se utilizan en la actualidad que puedan servir de apoyo durante el desarrollo del evento.
Servicio de catering o coffee break
El servicio de catering o coffee break es muy importante cuando una reunión va a durar más de dos horas. Porque es necesario ofrecer a los asistentes bebidas, como té, café o agua durante la reunión. En caso de que sobrepase las cuatro horas ofrecer comidas adecuadas a la hora y al tipo de evento.
Las salas de reuniones son un elemento de clave en el diseño y reforma de oficinas modernas de los proyectos interiores de Ivory. Tus clientes pasarán mucho tiempo en ellas e influyen mucho en la imagen de la empresa. En nuestro estudio de interiorismo sabemos que en el diseño de oficinas todo cuenta para mejorar la calidad del trabajo y la imagen que transmitimos.
